為加強中南民族大學教育發展基金會（以下簡稱：基金會）檔案管理，有效保護和利用基金會檔案，根據《中華人民共和國檔案法》并參照《中南民族大學檔案管理辦法》等有關規定，結合學校實際，制定本辦法。
第一章 歸檔范圍
第一條 凡是反映基金會重要工作、具有查考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、名錄、電子文件、書信、報刊、錄音、錄像等）均列入歸檔范圍。主要包括：
1、基金會成立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；
2、基金會理事會組成的文件材料；
3、基金會制度體系、會議紀要、內部發文（包含基金會負責人批示后的各項工作流程、決定等）；
4、基金會有效證照、證件、印章；
5、基金會重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議記錄等；
6、捐贈方面的文件材料（含捐贈協議、清單、聯系函件、重要實物及影像資料等）；
7、基金會獲得的省部級及以上社會榮譽資料；
8、其他。
第二章 立卷歸檔要求
第二條 基金會設專人負責各類檔案收集、整理、立卷、歸檔、移交工作。
1、歸檔的文件材料應收集齊全完整。
2、歸檔文件材料所使用的紙張、書寫材料、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正文與附件、正本與定稿（包括重要文件的歷次修改稿）、請示與批復、轉發文件與被轉發文、原件與復制件、多種語言文字形成的同一文件應為一件，不得分開。按正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復在前，請示在后 ；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同語言文字的文本，無特殊規定的，中文文本在前，其他文字文本在后；有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前收文在后;正本在前，發文稿紙和定稿在后。
4、卷內文件材料應以件為單位編制頁碼。頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
5、按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的標題不得隨意更改和簡化；沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加“[ ]”沒有責任者，年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內。
6、聲像材料應以張為單位進行文字說明。文字說明應齊全，要充分說明時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等要素，確切反映照片內容。
第三條 基金會相關財務檔案按學校規定辦理。
第四條 基金會完成檔案立卷后，由基金會秘書處統一移交學校檔案館（校史館）。
第三章 檔案保管期限
第五條 檔案的保管期限定為永久、定期（30年和10年）。
第六條 確定檔案保管期限的原則。
1、凡是反映基金會主要職能活動和基本歷史面貌的，對基金會工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
2、凡是反映基金會一般活動，在一定時期內對基金會工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。
第七條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級由學校保密辦確定。
第八條 密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經負責人及分管領導批準。
第九條 對已到保密期限的檔案要請分管領導和負責人鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
第四章 檔案的借閱
第十條 因工作需要借閱基金會檔案需到檔案館辦理借閱手續，參照《中南民族大學檔案館檔案借閱利用制度》執行。
第五章 電腦存儲管理
第十一條 辦公室人員使用的電腦必須指定專門的區域存放基金會相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
第十二條 基金會綜合事務辦公室定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
第十三條 檔案鑒定工作由基金會負責人主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
第十四條 檔案材料鑒定小組審定，并經分管領導批準后，方可銷毀。
第十五條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章 附 則
第十六條 本辦法未涉及的特殊情況，另行確定。
第十七條 本辦法自通過之日起施行，由基金會秘書處負責解釋。